営業時間外や休日の電話対応でお悩みはありませんでしょうか。
SUBLINEのIVRを活用すれば、重要な電話を逃すことなくスムーズな対応を実現できます。

本記事では実際に「営業時間外」や「休日」の電話を自動応答化する方法について具体的に解説します。
ぜひ、最後までご覧ください。

営業時間外や休日の電話を自動応答化させるのはこんな方におすすめ

従業員の電話対応の負担を減らしたい

現代のビジネス環境では、電話は不可欠なコミュニケーション手段です。
しかし、営業時間外や休日にも対応が求められ、これに応じることは組織や従業員に多大な負担をかけることがあります。
こうした負担が積み重なると、従業員のモチベーションや生産性に悪影響を及ぼす可能性があります。

従業員が非効率的な電話対応に多くの時間を費やすと、本来の業務に割く時間が減少し、業務の品質や成果に影響を及ぼしかねません。
また、過度な電話応対によって従業員のストレスが増大し、離職率の上昇につながる可能性も考えられます。

そこで、IVRを活用すれば営業時間外や休日にも自動応答が可能となり、従業員は負担を軽減できます。

重要な電話の取りこぼしを防止したい

ビジネスにおいて重要な電話は、成功と失敗の分かれ道となることもあります。
しかし、営業時間外や休日においては、これらの重要な電話が取りこぼす可能性が高まり、重大な機会損失を招くかもしれません。

従業員の不在や繁忙期による電話取りこぼしは、ビジネスにとって大きなリスクです。
新規顧客からの問い合わせや既存顧客からの重要な連絡、ビジネスの成長につながる提案やパートナーシップの機会など重要な電話は数多く存在します。

そこで、IVRを活用すれば重要な電話を取りこぼすリスクを大幅に軽減できます。

お客様が電話で待たされる時間を減らしたい

ビジネスの成功において、顧客満足度は重要性を持ちます。
お客様が電話で長時間待たされることは、不満や不快感を生み出し、ビジネスに対する信頼を損なう可能性があります。

お客様は便利でスムーズな対応を求めており、電話での待ち時間はできるだけ短縮すべきです。
お客様がほしい回答をすぐに得られない場合、会社に対する不満につながる可能性もあります。

そこで、IVRを活用すればお客様が電話をした際にわかりやすい案内を行えます。

尚、IVR（電話自動応答）機能そのものについての説明などは、下記の記事で詳しくご紹介しております。

IVR（電話自動応答）とは？ビジネスシーンでのメリットや活用例を解説！ 近年、ビジネスシーンにおいて効率的なコミュニケーション手段として注目されている「IVR（電話の自動音声応答システム）」。このシステムは...

今回のやりたいこと

多くの企業や店舗は、上記で記載したような営業時間外や休日に発生する電話対応に対して様々な課題を持っています。

そこで、IVR機能を使って、営業時間外や休日でも必要に応じた自動音声アナウンスを流したり、問い合わせフォームへ促して、抱えている課題を解決してみたいと思います。

今回は例として、「営業時間外や休日」に電話がかかってきた際に流す、自動応答アナウンスを想定をした設定を再現してみました。

※以下はイメージ画像です。

実際にSUBLINEのIVRで営業時間外や休日の電話を自動応答する方法

実際に操作してみた手順を、画像付きで説明します。

※以下の画像は、すべてクリックすると拡大されます。

1．「IVR設定の新規作成」を行う

①IVRの基本設定にて、今回の設定したい通りに登録していきます

～営業時間外用の基本設定～
・状態：準備中　※設定後、公開中に変更できます
・IVR設定の名称：代表電話用－営業時間外1－
・電話番号の割当：IVRの際に利用する050番号
・応答する曜日：月・火・水・木・金
・応答する時間帯：17時30分～23時55分

～休日用の基本設定～
・状態：準備中　※設定後、公開中に変更できます
・IVR設定の名称：代表電話用－休日－
・電話番号の割当：IVRの際に利用する050番号
・応答する曜日：土・日
・応答する時間帯：終日

②設定が完了したら下記にある「登録」をクリック

続いて、実際にフロー設定を行っていきます。

2．希望に合わせた「応答フロー設定」を行う

①フローパーツ「メッセージ応答」カードを1つ引っ張って画面上に置きます

②「メッセージ応答（紫色）」のカード右上にある編集ボタンをクリック

③ポップアップが出るので、営業時間外や休日に流したいアナウンスを入力しましょう

「営業時間外」の場合

「休日」の場合

④入力後、下にある「登録」ボタンをクリック

⑤「メッセージ応答」が流れた後、電話が終了するよう「通話終了」カードを置きます

⑥すべてのカードに付いている「＞」から紐を引っ張り、全部が1つになるよう繋げます

⑦フローが完成したら、画面右上の「保存」をクリック

⑧作成したIVRの一覧に戻り、公開したいIVRの「基本設定」をクリック

ワンポイントアドバイス
1日の中で細かく時間の設定ができるので、働き方に合わせて複数作成することができます！

⑨状態を「公開中」に合わせ、「登録」をクリック

⑩設定一覧へ戻り、状態に「✓」マークが付いていることが確認できたら設定完了！

⑪設定が完了したら、IVRに設定した050番号へ発信して音声が流れるか確認しましょう

※事前にSUBLINEのIVRに申し込みが必要です。
お申込みフォームはこちら

実際にやってみた結果

今回の対象者
・Aさん（発信者）
・【問い合わせ窓口】所属　Bさん（着信者）

①Aさんが営業時間外に問い合わせ窓口宛に発信

②分岐のアナウンスが流れ、〇番の問い合わせ窓口を選択

②問い合わせ窓口に電話がつながる

③以下のアナウンスが流れる

「お電話ありがとうございます。
大変申し訳ありませんが、ただ今の時間は営業時間外となっております。
恐れ入りますが、営業時間内におかけ直し下さい。
営業時間は、平日9時から17時30分です。
お電話、ありがとうございました。」

④そのまま電話が終了する

営業時間外や休日の自動応答アナウンス例文

自動応答アナウンスは、お客様や取引先に対して案内を行うために必要です。
以下は、営業時間外や休日の自動応答アナウンスの例文です。
ぜひ、参考にしてみてください。

例文1:営業時間外のアナウンス

お電話ありがとうございます。
大変申し訳ありませんが、ただ今の時間は営業時間外となっております。
恐れ入りますが、営業時間内におかけ直し下さい。
営業時間は、平日〇時から〇時です。
お電話、ありがとうございました。

例文2:休日のアナウンス

お電話ありがとうございます。
誠に恐れ入りますが、○月〇日から〇日までは休業となっております。
営業開始は○月〇日〇時からです。
改めておかけ直し頂くか、弊社ホームページのお問い合わせフォームよりお問い合わせいただきますようお願いします。
お電話、ありがとうございました。

050電話アプリSUBLINE（サブライン）のIVRとは？

SUBLINE（サブライン）のIVRは、固定電話のような回線工事は不要で、PCやタブレットからインターネット環境があればいつでも手軽に利用できる電話自動応答サービスです。
用意された応答フローのパーツを直感的に組み合わせるだけなので、専門的な知識がなくても、簡単に導入することができます。

これにより、営業時間外や休日の問い合わせ対応を自動化し、業務効率を向上させることができます。

まとめ

今回の記事では、050電話アプリSUBLINE（サブライン）のIVRを活用して、営業時間外や休日の電話を自動応答化させる方法について詳しく解説しました。

企業や店舗によって様々な対応が発生すると思いますので、働き方に合わせたフローの設定を行い、電話自動応答システムを活用しましょう。

IVRの導入でお悩みの方は、ぜひ一度SUBLINE（サブライン）のIVRを検討してみてはいかがでしょうか？
今なら無料トライアル実施中！
好きなように応答フローを作成したり、電話をかけたり、自由にお試しいただけます。