近年、ビジネスにおける電話対応の効率化が求められており、注目されているのが電話自動応答システムです。
このシステムを導入することで業務効率が向上し、重要な通話を逃さず対応できます。
具体的にどのようなシステムがあるのか、機能や料金など詳しく解説していきます。
ぜひ、最後までご覧ください。
電話自動応答システムとは？
電話自動応答システムとは、あらかじめ録音した音声ガイダンスを流したり、問い合わせ内容に応じて電話を自動で振り分けたりすることができるシステムです。
IVR（Interactive Voice Response）とも呼びます。
例えば、電話がかかってきた場合、最初に案内のメッセージを流し、その後に選択肢を提示して、顧客が目的に合わせて適切な情報を得られるよう促すことができます。
電話自動応答システムを導入するメリット
電話自動応答システムを導入すると、多くのメリットがあります。
以下で詳しく解説していきます。
電話対応を減らせるので業務に集中できる
一つ目は、電話対応を減らすことができるので業務に集中できる点です。
会社に電話がかかってきた際、社員が一次受けをすることになりますので、本来の業務に集中できなくなる場合もあります。
しかし、電話自動応答システムを導入することで一次受けが自動化されるので、電話対応の回数を減らすことができます。
そうすると、社員も本来の業務に集中することができます。
重要な電話に応答できるので機械損失を減らせる
二つ目は、重要な電話に応答できるため機会損失を減らすことができる点です。
従来、打ち合わせや会議などで席を外している場合、応答できる社員がおらず企業によって利益になるような内容を取り逃してしまう可能性がありました。
しかし、電話自動応答システムを導入すると、通話を分岐させて本来取りたい電話を取れるので機会損失を大幅に減らせます。
休日や営業時間外でもアナウンスで案内できる
三つ目は、休日や営業時間外でもアナウンスで適切な案内ができる点です。
営業時間外や休日に電話をしてもつながらない場合、アナウンスなどが流れないため顧客は状況を把握することができず不満を感じ、顧客満足度が低下する可能性もあります。
しかし、電話自動応答システムを導入することで休日や営業時間外に顧客が電話をしても、アナウンスでお知らせすることができます。
顧客もそのアナウンスを聞いて状況を把握できるので、顧客満足度の低下を防げます。
電話自動応答システムを選ぶ際のポイント
メリットをお伝えしましたが、実際に選ぶ際のポイントはどのような点でしょうか。
以下で詳しく解説します。
導入費用や毎月かかる費用
一つ目は、導入費用やランニングコストが高すぎないかという点です。
電話自動応答システムを導入する際、初期費用やランニングコストがかかり、搭載している機能やプランによっても異なってきます。
企業の予算に影響を与えるため、低コストで利用できるか料金体系を確認しておく必要があります。
導入から利用までの時間
二つ目は、導入から実際に利用するまでの時間です。
実際に導入してから利用するまでどれくらい時間がかかるのか、把握しておく必要があります。
申し込んでから即日で導入できるサービスは設定後すぐに利用できます。
中には申し込みから1週間ほど期間がかかるサービスもありますので、自社の状況に合わせて検討する必要があります。
機能の充実度
三つ目は、機能の充実度が高いかという点です。
電話自動応答機能だけではなく、例えば録音機能やSMSの送信機能が付いているか、など機能面が充実しているか確認する必要があります。
また、実際に運用していくにあたって、画面の操作が難しくないかという点も重要です。
専門的な知識が必要になってしまう場合、特定の社員しか設定できないということになってしまい、導入後の細かな修正なども気軽にできなくなってしまう可能性があります。
おすすめの電話自動応答システム5選を比較
それでは実際に、おすすめの電話自動応答システムを5選ご紹介します。
電話自動応答システム①：DXでんわ
DXでんわは、要件の振り分けや電話受付を自動化して、不要な営業電話や取次ぎミスを防げる電話自動応答システムです。
また、日本語・英語・中国語・韓国語をはじめ、その他にも約40の言語に対応しています。
特徴
- 録音した内容をAIが自動で文字起こしをしてくれる
- 約40もの外国語に対応可能で、音声の速度やテンポ・数種類の声から選択可能
- フローの作成は3STEPで簡単にできる
| 初期費用 | 50,000円（税抜） |
| 月額利用料 | ■エントリープラン：10,000円（税抜）※着信100件まで ■スタンダードプラン：50,000円（税抜）※着信1,000件まで ※従量課金の詳細についてはサイトをご覧ください |
| 通話料 | 要問合せ |
| 無料トライアル | 〇（要問合せ） |
| 導入までの期間 | 最短3日 |
| 機能 | 音声録音／AI文字起こし／約40ヵ国語に対応の自動音声 |
電話自動応答システム②：IVRy
IVRyは、自動応答(IVR)、電話転送、SMS送信など様々な機能が安価で即時利用できる電話自動応答システムです。
また、受電の通知にメール・Slack・LINEなど複数のツールを利用できます。
特徴
- 自動応答だけではなく、SMS送信や複数転送など様々な機能が搭載
- 電話の通知はメール・Slack・LINEなど複数で利用可能
- オプション機能にAIのオペレーターが一次受けをする「AI電話代行サービス」あり
| 初期費用 | 0円 |
| 月額利用料 | ■ベーシックプラン：3,000円～（税抜） ■プラスプラン：5,000円～（税抜） ■エンタープレイズプラン：要見積り |
| 通話料 | 着信時：3円／分（税抜） 固定電話に転送：13円／分（税抜） 携帯電話に転送：28円／分（税抜） SMS利用料：12円／通（税抜） |
| 無料トライアル | 〇（1ヶ月間） |
| 導入までの期間 | 最短5分 |
| 機能 | SMS送信／複数番号への転送／音声録音／自動文字起こし ／ホワイトリスト・ブラックリスト |
電話自動応答システム③：コールナビゲーター
コールナビゲーターは、オフィスや店舗の利用に特化した電話自動応答システムです。
月額2,480円～でSMS送信など、様々な機能が利用できます。
特徴
- 月額2,480円～という低価格で利用できる
- SMS送信や折り返し希望時のお知らせメール機能など豊富な機能あり
- 用途に応じた4つのプランを提供
| 初期費用 | 0円 ※尚、音声ガイダンス制作を利用する場合は3,000円別途発生 |
| 月額利用料 | ■シンプルプラン：2,480円～（税抜） ■ライトプラン：3,980円～（税抜） ■スタンダードプラン：6,980円～（税抜） ※他プランあり |
| 通話料 | ※ライトプランの場合 着信時：1円／分（税抜） 固定電話に転送：7円／分（税抜） 携帯電話に転送：18円／分（税抜） SMS利用料：15円／通 ※SMSを利用する際、月額500円（税抜）が発生します |
| 無料トライアル | 〇（7日間） |
| 導入までの期間 | 最短1週間 |
| 機能 | SMS送信／自動音声メッセージ／お知らせメール |
電話自動応答システム④：トビラフォンCloud
トビラフォンCloudは、専用機器が不要なクラウドPBXです。
自動音声ガイダンス機能が標準装備になっておりますので、オプション料金なしで利用できます。
特徴
- 上場企業が運営する安心のセキュリティー＆サポート
- 市外局番やフリーダイヤル・050番号など複数番号を一元管理できる
- slackやSalesforceなど様々なツールと連携可能
| 初期費用 | 33,000円（税込） |
| 月額利用料 | ■基本セット（050版）：3,300円～（税込） ※他、市外局番やフリーダイヤル版もあり |
| 通話料 | 固定電話（国内）：8.8円／3分 携帯電話（国内） 17.6円／1分 内線通話・転送：無料 IP電話サービス：8.8円／3分 |
| 無料トライアル | 〇（5日間） |
| 導入までの期間 | 最短翌営業日 |
| 機能 | チャット連携／通話内容の文字起こし／外部連携 |
電話自動応答システム⑤：SUBLINEのIVR
SUBLINE（サブライン）のIVRは、専用機器が不要でインターネットの環境があればいつでも手軽に利用できる電話自動応答システムです。
専門スキルは一切不要で、簡単に自社にあった案内ができます。
特徴
- 専用の端末は不要で、契約後は即日で利用することが可能
- 専門スキルがなくても簡単に自社用のフローを作成できる
- SMSなどの機能がオプション料金なしで利用可能
- 月額3,740円～で低価格は料金体系
| 初期費用 | 0円 |
| 月額利用料 | ■基本料金：3,740円～（税込） |
| 通話料 | 着信料：3.3円／分（税込） 固定電話に転送：11円／分（税込） 携帯電話に転送：22円／分（税込） SUBLINE050番号に転送：5.5円／分（税込） SMS利用料：22円／通（税込） |
| 無料トライアル | 〇（7日間） |
| 導入までの期間 | 最短即日 |
| 機能 | 自由な音声ガイダンス／複数番号への同時転送／SMS送信 ／細かい日時設定／アプリの発着信 |
まとめ
今回は、電話自動応答システムについて詳しくご紹介しました。
電話自動応答システムを導入することによって、企業にとって重要な電話を優先できたり、休日や営業時間外でも自動アナウンスで案内ができ、顧客満足度を高めることができます。
企業のニーズや要件に合わせて最適な電話自動応答システムを選択し、業務の効率化や顧客対応の向上などに活用することが重要です。
ぜひ、最適なシステムを導入してビジネスの成功へつなげてください。
電話自動応答システムについてお悩みの方は、ぜひ一度SUBLINE（サブライン）のIVRを検討してみてはいかがでしょうか？
好きなように応答フローを作成したり、電話をかけたり、自由にお試しいただけます。
不要な電話対応にサヨナラ！
WEBで完結！無料お試しが可能です！
PROFILE
-
株式会社インターパーク／SUBLINEプロジェクトリーダー・マーケティング担当
中途で株式会社インターパークに入社。
仕事で使う050電話アプリSUBLINE-サブライン-のカスタマーサポート担当としてアサイン。
カスタマーサポートを経て、現在は事業計画の立案からマーケティング担当として事業の推進・実行までを担当。
過去、学生時代には2年間の海外留学を経験。
