固定電話の留守電機能を使う方法｜メリットと導入方法を解説｜ブログ｜仕事で使う050電話アプリ

本記事では、固定電話の留守電機能の基本から、導入方法、そして最新のIP電話アプリを活用した最適なソリューションまで、詳しく解説します。

留守電とはどのような機能か

留守電とは、電話に出られない時間帯に、かかってきた電話の相手の音声メッセージを自動的に録音・保存する機能です。不在時に重要な連絡を受け取ることができるため、ビジネスシーンにおいて顧客対応の質を維持する上で極めて重要な機能となります。従来の固定電話では、留守電付きの電話機を購入するか、留守番電話装置を別途取り付けることで対応していました。しかし近年では、IP電話アプリなどのクラウドサービスを活用することで、より利便性の高い留守電機能を利用できるようになっています。留守電機能により、営業時間外の顧客からの問い合わせや、一時的に席を離れた時の重要な連絡を逃さず対応することが可能になります。

留守電機能がもたらす3つのメリット

留守電機能は、企業の顧客対応を大きく改善する複数のメリットがあります。電話に出られない時間帯でも顧客からの連絡を記録できるため、重要な機会を逃さず、同時にビジネスリスクを軽減することができます。以下、留守電機能の主要なメリットについて詳しく説明します。

営業機会損失の防止

営業時間外や一時的に席を離れている間に顧客からの電話がかかってきた場合、留守電機能がなければその連絡内容は失われてしまいます。留守電機能を活用することで、顧客のメッセージを確実に記録し、後から内容を確認した上で適切に対応することが可能になります。これにより、商談の機会損失や受注漏れを防ぐことができます。特に営業活動では、顧客からのタイミングの良い連絡を逃さないことが売上向上に直結するため、留守電機能の重要性は非常に高いといえます。また、複数の部門から同時に電話がかかってきた場合でも、すべての連絡をメッセージとして残すことができるため、組織全体の対応品質を向上させることができます。

クレーム対策

顧客からのクレームや問い合わせに対して、迅速かつ適切に対応することは企業の信頼性を維持する上で非常に重要です。留守電機能により、顧客が不在時に連絡した場合でも、その内容をメッセージとして正確に記録できます。これにより、後から顧客に折り返し連絡する際に、正確な内容を把握した上で対応することが可能になります。クレーム内容を記録することで、対応漏れを防ぎ、顧客満足度を向上させることができます。さらに、重要なクレームについては、複数の担当者で内容を共有し、組織全体で改善策を検討することも容易になります。留守電機能による正確な記録は、顧客との信頼関係を構築し、企業の評判を守るための重要な基盤となります。

通話費用の削減

留守電機能を活用することで、顧客が重要な内容を正確に伝えることができるため、何度も掛け直す必要がなくなり、全体的な通話回数を削減することができます。特に、顧客からの問い合わせに対して、一度のやり取りで完結できるようになるため、不要な追加通話が減少します。また、IP電話アプリなどのサービスを導入することで、従来の留守電機能よりもさらに効率的に通話を管理でき、通話料金の削減に繋がります。これにより、企業全体の通信コストを大幅に削減することが可能になるため、経営効率の改善にも直結します。

【ビジネス向け】固定電話に留守電を導入する方法と特徴

固定電話に留守電機能を導入する方法は、企業のニーズや予算によって異なります。従来の方法から最新のクラウドソリューションまで、複数の選択肢が存在します。以下、具体的な3つの主要な方法について詳しく説明します。

内蔵型留守電付き電話機の導入

最も簡単な方法は、留守電機能が内蔵された電話機を購入することです。この方法は、専門的な知識がなくても導入でき、初期費用も比較的低く抑えることができます。留守電付き電話機には、一般的に数時間～数十時間のメッセージ録音時間が備わっており、基本的な留守電機能を十分に果たします。しかし、この方法にはいくつかの課題があります。まず、電話機の故障時には留守電機能も使用できなくなるリスクがあります。また、メッセージの確認は電話機の前まで行く必要があり、リモートでのメッセージ確認ができません。さらに、複数の拠点を運営する企業の場合、各拠点に留守電付き電話機を購入する必要があるため、コスト効率が低くなる傾向があります。

外付け留守番電話装置の利用

留守番電話装置を既存の電話機に取り付ける方法も一般的です。この方法では、従来の電話機にそのまま対応できるため、新しい電話機を購入する必要がなく、コスト削減になります。留守番電話装置は、より大容量のメッセージ録音が可能な製品が多く、複数のメッセージを管理しやすいという利点があります。しかし、この方法にも限界があります。装置の故障時には対応が必要になり、修理や交換に時間がかかることがあります。また、メッセージの確認方法は電話機の前での確認が基本であり、外出先からのリモート確認は難しい場合が多いです。さらに、複数の拠点がある場合、各拠点に装置を設置する必要があるため、管理の手間が増加します。

IP電話アプリサービスの活用

IP電話アプリを利用する方法は、最新で最も効率的なソリューションです。クラウドサーバー上で留守電機能を管理するため、インターネット環境があれば、パソコンやスマートフォンからいつでもどこからでもメッセージを確認できます。初期費用が従来の方法より低く、導入や拡張が容易であるという大きなメリットがあります。複数の拠点を持つ企業でも、統一されたシステムで留守電を管理できるため、運用効率が大幅に向上します。さらに、IP電話アプリには留守電機能以外にも、着信転送や通話録音、IVR（音声自動応答）などの豊富な機能が搭載されており、これらを活用することで企業全体の通信効率を飛躍的に高めることができます。

固定電話の留守電はIP電話アプリが最適である理由

固定電話の留守電機能を導入する際、IP電話アプリは従来の方法と比べて圧倒的に優れた選択肢です。柔軟性、コスト効率、機能性の全ての面において、IP電話アプリは企業の様々なニーズに対応できます。以下、IP電話アプリが最適である具体的な理由について詳しく説明します。

オフィス外から留守電の確認が可能

IP電話アプリの最大のメリットは、インターネット接続があれば、場所を問わずどこからでも留守電メッセージを確認できることです。営業担当者が外出先にいる場合や、管理者が出張中の場合でも、スマートフォンやパソコンから瞬時にメッセージを再生できます。これにより、顧客からの重要な連絡に迅速に対応することが可能になり、ビジネスチャンスを逃さず、顧客満足度を向上させることができます。また、メッセージの確認だけでなく、必要に応じて即座に顧客に折り返し連絡することも容易です。従来の留守電機能では、電話機の前まで行く必要があり、出張や外出が多い企業にとって大きな負担でしたが、IP電話アプリによってこの課題が完全に解決されます。さらに、複数の担当者がメッセージを共有できるため、組織全体での対応品質が向上します。

留守電以外の機能も豊富

IP電話アプリには、留守電機能以外にも多数の高度な機能が搭載されています。例えば、着信転送機能により、顧客からの電話を適切な担当者に自動的に振り分けることができます。IVR（音声自動応答）機能を使用すれば、顧客を部門別に案内し、より効率的な顧客対応が実現できます。通話録音機能により、重要な商談内容を記録でき、品質管理やトレーニング資料として活用できます。また、通話ログ機能で通話履歴を詳細に管理でき、営業活動の分析に役立ちます。これらの機能を組み合わせることで、単なる留守電システムではなく、企業全体の通信インフラを統合的に最適化することが可能になります。従来の留守電装置では実現できない、多角的なビジネス改善が可能になるのがIP電話アプリの大きな特徴です。

初期費用・ランニングコストの削減

IP電話アプリの導入により、企業の通信コストを大幅に削減することができます。従来の留守電付き電話機や留守番電話装置の購入には初期費用がかかりますが、IP電話アプリはこの初期費用を不要にします。また、従来の方法では複数の拠点に複数の電話機を設置する必要があり、各装置のメンテナンスや交換に費用がかかりました。IP電話アプリではスマートフォンで運用されるため、保守管理費用が削減されます。さらに、IP電話アプリの多くは月額固定料金制であり、予算管理が容易です。加えて、インターネット電話技術を活用しているため、従来の固定電話よりも通話料金が安い傾向にあります。複数の拠点間の内部通話が無料になるプランも多く、企業全体の通信コスト削減に大きく貢献します。

IP電話アプリなら「SUBLINE（サブライン）」

固定電話の留守電機能をはじめとした高度な通信機能を求める企業にとって、IP電話アプリサービスの選択は非常に重要です。数多くのサービスが存在する中で、企業のニーズに最適なソリューションを提供するサービスがあります。以下、最適なIP電話アプリサービスについて詳しく説明します。

SUBLINE（サブライン）とは

SUBLINEは、スマートフォンにアプリを入れるだけで仕事用の電話番号が持てるサービスです。回線工事や端末の用意は不要で、お手持ちのスマートフォンに050番号や03・06などの市外局番付き番号を追加できます。
個人利用から複数人での運用まで対応しやすい管理機能が備わっており、月額550円から利用可能。独立・起業時でも始めやすい点が特徴です。

詳しくは SUBLINE公式サイトをご覧ください。

よくある質問

Q. 留守電機能は固定電話以外でも使用できますか？

留守電機能は、固定電話だけでなく、スマートフォンや携帯電話でも利用できます。ただし、固定電話の留守電機能と異なり、スマートフォンの場合はキャリアが提供する留守電サービスか、専用アプリを利用する必要があります。企業用途では、クラウドPBXやIP電話アプリを導入することで、固定電話とスマートフォンの両方で統一された留守電システムを運用できます。これにより、従業員がどのデバイスを使用していても、同じメッセージを確認できるため、対応漏れを防ぐことができます。また、クラウドPBXやIP電話アプリなら、複数のデバイス間でメッセージを共有でき、組織全体での顧客対応品質を向上させることが可能です。

Q. 留守電メッセージの保存期間はどのくらいですか？

留守電メッセージの保存期間は、使用する方法によって異なります。留守電付き電話機や留守番電話装置の場合、一般的に数日～数週間の保存が可能です。一方、クラウドPBXやIP電話アプリサービスの場合、サービスプロバイダーによって異なりますが、通常は数週間～数ヶ月間の保存が可能です。多くのクラウドPBXやIP電話アプリサービスでは、重要なメッセージを手動で保存することで、長期間の保管が可能です。また、メッセージをMP3などのファイル形式でダウンロードし、パソコンやクラウドストレージに保存することもできます。企業によって必要な保存期間が異なるため、サービス選択時には保存期間の長さを確認することが重要です。

Q. 複数の拠点がある場合、全ての拠点で同じ留守電システムを使用できますか？

複数の拠点がある企業の場合、IP電話アプリが最適なソリューションです。IP電話アプリを導入すれば、複数の拠点で統一された留守電システムを運用でき、各拠点の電話を一元管理できます。従来の留守電付き電話機や留守番電話装置の場合、各拠点ごとに個別に設置する必要があり、管理が複雑になりますが、IP電話アプリなら全拠点をシステム上で一括管理できます。これにより、管理者は本社にいながら、全ての拠点の留守電メッセージを確認し、必要に応じて振り分けや対応を指示できます。また、拠点間の内部通話が無料になるプランも多いため、コスト効率も大幅に向上します。

Q. 留守電機能によってセキュリティ上の問題は発生しませんか？

留守電機能によるセキュリティ上の懸念はありますが、適切な対策により解決できます。IP電話アプリサービスの場合、ほとんどのサービスプロバイダーが高度な暗号化技術を使用してメッセージを保護しています。また、管理者がアクセス権限を設定することで、特定のユーザーのみがメッセージを確認できるようにすることも可能です。留守電メッセージには顧客の個人情報やビジネス情報が含まれることがあるため、アクセス管理が重要です。定期的なパスワード変更やアカウント管理を実施することで、セキュリティリスクを最小化できます。企業として留守電システムを導入する際には、セキュリティ機能が充実したサービスプロバイダーを選択することが重要です。

Q. 留守電機能の導入にはどのくらいの期間がかかりますか？

留守電機能の導入期間は、選択する方法によって大きく異なります。留守電付き電話機の購入・設置の場合、最短で数日以内に導入できます。留守番電話装置の場合も同様に短期間で対応可能です。一方、IP電話アプリの場合、サービスプロバイダーとの契約手続きや初期設定が必要ですが、一般的に1～2週間程度で導入が完了します。複数の拠点がある場合は、各拠点での設定に時間がかかることがありますが、IP電話アプリなら遠隔での設定が可能なため、工事期間を最小化できます。ほとんどのIP電話アプリサービスプロバイダーは、導入サポートを提供しているため、スムーズな導入が実現できます。

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監修者

星拓登: 株式会社インターパーク／SUBLINEプロジェクトリーダー・マーケティング担当
中途で株式会社インターパークに入社。
仕事で使う050電話アプリSUBLINE-サブライン-のカスタマーサポート担当としてアサイン。
カスタマーサポートを経て、現在は事業計画の立案からマーケティング担当として事業の推進・実行までを担当。
過去、学生時代には2年間の海外留学を経験。