現代のビジネスでは、外出先や休日でも重要な電話を取り逃さないために、会社の固定電話をスマホや携帯に転送することがあります。
転送することによってさまざまなメリットがありますが、同時にデメリットもあります。
本記事では、電話転送のメリットとデメリット、そして転送時のデメリットを解消するためのおすすめのサービスとして「電話自動応答サービス」をご紹介します。
ぜひ、最後までご覧ください。
電話転送とは何か？
電話転送とは、固定電話にかかってきた電話を予め登録した他の電話番号に転送する仕組みを指します。
電話転送を利用すると、外出先や別の拠点からでも固定電話にかかってきた着信をスマホや携帯に転送できるため、重要な電話を逃すことなく受け取ることができます。
固定電話をスマホや携帯に転送するメリット
固定電話をスマホや携帯に転送することは多くのメリットがあります。
以下で詳しくご紹介します。
外出先でも着信が取れる
1つ目は、外出先でも着信が取れる点です。
固定電話はオフィス内でしか利用できず、外出先にいる場合は着信があっても応答することができません。
しかし、スマホや携帯に転送することで、いつでもどこでもオフィスの固定電話にかかってきた着信に対応できます。
外出先で着信が取れることは、ビジネスチャンスを逃さずに済みます。
例えば、急な商談の要望や取引先からの緊急の問い合わせにも即座に対応でき、顧客満足度の向上にもなります。
また、リモートワークでも柔軟に対応できます。
自動で転送するため、取次ミスがなくなる
2つ目は、自動で転送することによる取次ぎミスがなくなる点です。
取り次ぎや内線電話の際には伝言漏れや聴取内容の聞き忘れなど、人為的なミスが発生する可能性があります。
しかし、転送システムを利用することで、これらの課題を解消できます。
自動で転送されるため、どの担当者に取り次いだらいいかなどの迷いもなく、スムーズなコミュニケーションが可能となります。
取次ぎの手間や時間が省かれることで、業務の効率が向上し、社員は本来の業務に集中できるようになります。
また、取次ぎミスがなくなることで、顧客や取引先との信頼関係、会社の信用度を向上させます。
電話対応のためだけに会社に休日出社する必要がなくなる
3つ目は、電話対応のために会社に休日出社する必要がなくなる点です。
今までは、会社に着信があった場合、誰か社内にいないと応答ができないため、当番制にしてわざわざ休日でも出社する必要がありました。
しかし、固定電話をスマホや携帯に転送することで、社員は休日でも外出先や自宅などどこからでも電話対応が可能となります。
これにより、急な業務の発生や重要なクライアントからの問い合わせにも、迅速に対応できるようになります。
固定電話をスマホや携帯に転送するデメリット
固定電話をスマホや携帯に転送するメリットをお伝えしましたが、デメリットもあります。
以下で詳しくご紹介します。
1番号にしか転送ができない
1つ目は、1番号にしか転送ができないという点です。
一般的に、電話転送サービスは1つしか転送先の番号を登録することができません。
そのため、転送先の人が多忙な時間帯や不在にしている場合など、電話に出られないときには転送電話を取りこぼしてしまいます。
また、1人の担当者に電話が集中してしまうため、電話業務にかかる負担が大きくなります。
機器の準備や電話線を引くなど、手間がかかる
2つ目は、機器の準備や電話線を引くなど手間がかかるという点です。
固定電話を導入するには、機器の準備や設置する場所が必要になり、これには一定の手間や時間がかかります。
また、電話線を引くなどのインフラ整備も手間がかかるポイントです。
特に大規模な組織や複雑なオフィス環境では、様々な場所に電話線を引く必要があり、これには専門的な知識や技術が求められます。
手続きや設備の変更に伴う作業が複雑化すればするほど、導入までの期間が長くなります。
工事費や固定電話の購入費など、初期費用が高い
3つ目は、工事費や固定電話の購入費など、初期費用が高いという点です。
まず、固定電話を利用できるように電話回線を引いたり、電話機の台数を増やす場合など、様々な工事を行う必要があり、それに対して工事費が発生します。
また、固定電話を利用する際、電話機の購入も当然必要となります。
よって、固定電話を利用する場合には、工事費や固定電話機の購入費など、初期にかかる費用が高くなります。
転送時のデメリットを解消するのにおすすめのサービスとは？
転送時のデメリットをお伝えしましたが、解消できる方法はあるのでしょうか。
以下に、解消ができる「電話自動応答サービス」をご紹介します。
「電話自動応答サービス」とは？
「電話自動応答サービス」とは、「Interactive Voice Response（IVR）」と呼ばれるものです。
電話自動応答サービスは事前に設定された音声メッセージやオプションに基づいて、発信者を対応すべき部署や担当者へ導く役割を果たします。
実際に発信した方は、IVRが提供する音声案内に従って、目的に合わせてキー操作や音声指示を行います。
このシステムは、24時間365日利用可能なため、人手不足や営業時間外でも顧客の要望に正確に応えることができます。
以下では、IVR（電話自動応答サービス）について詳しくご紹介しています。
電話自動応答サービスを使うならSUBLINE（サブライン）のIVR
電話自動応答サービスは、様々なプラットフォームで提供されています。
その中でもおすすめなのは、SUBLINE（サブライン）のIVRです。
以下で詳しく紹介します。
SUBLINE（サブライン）のIVRとは？
SUBLINEのIVRは、自由にカスタマイズした自動音声で案内するため、24時間365日対応可能です。
固定電話を導入しなくても、申し込みから導入までPCだけで完結します。
インターネットの環境があれば利用できるため、固定電話を導入する際にかかる手間や費用も最小限に抑えることができます。
また、専門スキルや長時間の研修なども不要なのでスムーズに導入することが可能です。
組織のニーズに合わせて、どなたでも手軽にカスタマイズできます。
SUBLINE（サブライン）のIVRは、ビジネスにおいて効果的なコミュニケーションツールとして広く活用できます。
IVR機能を活用することで、顧客対応の向上や業務効率の向上を実現できます。
まとめ
今回は、ビジネスにおける固定電話の転送に焦点を当て、そのメリットやデメリットについて詳しくご紹介しました。
固定電話をスマホや携帯に転送することで、外出先でも着信が取れるなどの利点がありますが、同時に1番号への転送制約や初期費用の問題も検討すべきポイントです。
そこで、これらの課題を解消するためにおすすめなのが「電話自動応答サービス」です。
これにより、電話転送における制約や手間を最小限に抑え、24時間365日体制で柔軟な電話対応を実現できます。
今後のビジネス環境の変化に迅速に対応し、顧客やクライアントとの円滑なコミュニケーションを確保するために、ぜひ検討してみてください。
電話自動応答サービスを利用したい方は、ぜひ一度SUBLINE（サブライン）のIVRを検討してみてはいかがでしょうか？
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PROFILE
-
株式会社インターパーク／SUBLINEプロジェクトリーダー・マーケティング担当
中途で株式会社インターパークに入社。
仕事で使う050電話アプリSUBLINE-サブライン-のカスタマーサポート担当としてアサイン。
カスタマーサポートを経て、現在は事業計画の立案からマーケティング担当として事業の推進・実行までを担当。
過去、学生時代には2年間の海外留学を経験。
