固定電話の通話を録音する方法を詳しく解説します。録音機能付き電話機や録音装置、PBX・クラウドPBXを使った自動録音、「この電話は録音されています」というガイダンスの流し方、録音データの活用方法や注意点まで紹介します。
固定電話の通話は録音できる？
固定電話の通話は録音できます。録音機能を搭載した電話機を利用するほか、外付けの録音装置やPBX、クラウド型の電話サービスなど、さまざまな方法があります。
ただし、必要な設備や録音方法、管理できる範囲などはそれぞれ異なります。家庭で特定の通話だけを残したい場合と、企業ですべての電話対応を記録したい場合では、適した方法も変わってきます。まずは固定電話を録音する基本的な方法と、それぞれの違いを確認しておきましょう。
固定電話で録音する主な方法
固定電話を録音する方法として、もっとも手軽なのは録音機能を搭載した電話機を利用する方法です。対応機種であれば、電話機の操作だけで通話内容を録音できます。
現在使用している電話機をそのまま使いたい場合は、外付けの通話録音装置やICレコーダーなどを利用する方法もあります。
一方、企業で複数の電話をまとめて録音したい場合には、ビジネスフォンやPBX、クラウド型の電話サービスなどを利用する方法があります。こうしたサービスでは、通話の自動録音や録音データの管理・共有に対応しているものもあり、業務で継続的に録音したい場合に適しています。
手動録音と自動録音の違い
固定電話の録音方法は、大きく「手動録音」と「自動録音」に分けられます。
手動録音は、必要な通話だけを利用者が操作して録音する方法です。録音する通話を選べるため家庭での利用などには向いていますが、録音操作を忘れる可能性があります。
自動録音は、着信や通話の開始などに合わせて自動的に録音する仕組みです。問い合わせ窓口や顧客対応など、通話を継続的に記録したい企業では特に便利です。録音忘れを防ぎやすく、「言った・言わない」といったトラブルが起きた際にも過去の通話内容を確認しやすくなります。
どちらが適しているかは、「必要な電話だけ残したいのか」「原則としてすべての通話を記録したいのか」を基準に考えるとよいでしょう。
家庭用とビジネス用では適した録音方法が異なる
家庭で固定電話を録音する場合は、録音機能付き電話機や外付けの録音機器など、比較的シンプルな方法でも対応できます。迷惑電話への対策や、大切な用件をあとから確認するといった目的であれば、必要な通話を録音できれば十分なケースも多いでしょう。
一方、ビジネスでは録音するだけでなく、「誰が対応した電話なのか」「録音データをどのように保存するのか」「社内でどのように共有するのか」まで考える必要があります。
問い合わせ対応やクレーム対応などで録音を活用するのであれば、自動録音や録音データの管理に対応したPBX・クラウド型電話サービスなども選択肢になります。
そのため、固定電話の録音方法を選ぶ際には、単に「録音できるか」だけではなく、利用する人数や通話量、録音データの利用目的まで考えて選ぶことが大切です。
固定電話の通話を録音する4つの方法
固定電話の通話を録音する方法には、電話機そのものの録音機能を使う方法から、PBXやクラウド型サービスを利用する方法まで複数あります。
それぞれ導入の手軽さや費用、録音データの管理方法などが異なるため、利用目的や規模に合わせて選ぶことが重要です。代表的な4つの方法を紹介します。
録音機能付きの固定電話機を利用する
録音機能を搭載した固定電話機であれば、電話機単体で通話を録音できます。新たに大掛かりな設備を導入する必要がなく、家庭や小規模な事業所などで手軽に録音したい場合に利用しやすい方法です。
ただし、録音できる時間や件数、操作方法、録音データの保存方法などは機種によって異なります。また、複数の電話を一括して録音・管理したい企業では、電話機ごとに録音する方法では管理が煩雑になる可能性があります。
外付けの通話録音装置やICレコーダーを利用する
現在使用している固定電話機をできるだけ変えたくない場合は、外付けの通話録音装置を利用する方法があります。電話機や電話回線などに対応機器を接続し、通話内容を録音する仕組みです。
また、用途によってはICレコーダーなどで音声を記録する方法もあります。ただし、周囲の音まで拾ったり、相手の声が鮮明に録音できなかったりする可能性があるため、確実に通話内容を残したい場合には専用の通話録音装置の方が適しています。
既存の電話環境を活かしやすい一方、機器の対応回線や接続方法などを事前に確認しておく必要があります。
ビジネスフォン・PBXの録音機能を利用する
企業で複数の電話を利用している場合は、ビジネスフォンやPBXの機能を使って通話を録音する方法があります。
PBX（Private Branch Exchange）は、企業などで複数の電話機や外線・内線を管理するための電話交換システムです。利用するシステムによっては通話録音機能を追加でき、複数の従業員による電話対応をまとめて記録できます。
顧客対応の記録やクレーム対策、スタッフ教育など、組織的に録音データを活用したい企業に向いています。一方で、既存設備の状況によっては専用機器の設置やシステム構築が必要になるため、導入コストや運用方法も確認しておきましょう。
クラウド型の電話サービス・電話アプリを利用する
クラウド型の電話サービスや電話アプリにも、通話録音機能を備えたサービスがあります。従来型のPBXのように社内へ大規模な設備を設置せず、インターネットを利用して電話機能を提供するのが特徴です。
サービスによってはスマートフォンから会社用の電話番号で発着信できるため、オフィスだけでなく外出先やテレワークでも電話対応しやすくなります。
さらに、自動録音や録音データの管理・共有などに対応したサービスを選べば、録音した音声を業務にも活用できます。複数の従業員で電話を利用する場合や、場所に縛られず電話対応と録音を行いたい企業に適した方法です。
「この電話は録音されています」は自動音声によるガイダンス
企業やコールセンターなどに電話をかけた際、「この電話はサービス向上のため録音されています」といった自動音声を聞いたことがある方も多いでしょう。
これは、通話が録音されることを発信者にあらかじめ案内するためのガイダンスです。録音することを伝えるだけでなく、電話対応の品質向上やトラブル防止など、企業が通話録音を活用する目的を伝える役割もあります。
ガイダンスの目的
録音ガイダンスを流す主な目的は、電話をかけてきた相手に通話を録音することを事前に知らせることです。
たとえば、「サービス品質向上のため通話を録音させていただきます」と案内しておけば、利用者は録音されることを認識したうえで通話を始められます。
また、録音していることを伝えることで、暴言や悪質なクレームなどに対する抑止効果も期待できます。顧客とのトラブルを防止する観点からも、録音とガイダンスを組み合わせることにはメリットがあります。
なお、ガイダンスの内容は「品質向上のため」「応対内容の確認のため」など、実際の録音目的に合わせて設定することが大切です。
自動録音機能はビジネスシーンでも活躍
自動録音機能を導入すると、従業員が通話のたびに録音操作をする必要がなくなります。録音のし忘れを防ぎやすく、顧客とのやり取りを継続的に記録できる点がメリットです。
たとえば、問い合わせ内容の確認やクレーム対応、「言った・言わない」といったトラブルの検証に利用できます。また、実際の通話を振り返って電話対応を改善したり、新人スタッフの教育に活用したりすることも可能です。
特に電話対応を複数の従業員が行う企業では、自動音声によるガイダンスと自動録音を組み合わせることで、録音の案内から通話内容の記録までを仕組み化しやすくなります。
固定電話で自動録音のガイダンスを流すことができる？
固定電話でも、「この電話は録音されています」といった自動音声のガイダンスを流してから通話を開始する仕組みを導入できます。
ただし、一般的な固定電話機だけでは対応できない場合があり、専用機器やPBX、クラウドPBXなどを利用する方法が考えられます。導入費用や必要な設備、利用できる機能などが異なるため、自社の電話環境や利用規模に合わせて選ぶことが重要です。
ガイダンスを流すための方法
固定電話で録音ガイダンスを流す方法としては、ガイダンス機能を備えた専用機器を電話回線に接続する方法や、PBX・クラウドPBXなどのシステムを利用する方法があります。
既存の電話環境を大きく変更したくない場合には専用機器が選択肢になります。一方、複数の電話番号や従業員を管理しながら、自動音声と通話録音を組み合わせたい企業では、PBXやクラウドPBXの導入が適しています。
重要なのは、「ガイダンスを流せるか」だけでなく、その後の通話を自動録音できるか、録音データをどのように管理できるかまで確認することです。
PBXを導入する方法
PBXを利用すれば、外線・内線などをまとめて管理しながら、システムや構成によっては自動音声ガイダンスや通話録音といった機能を利用できます。
オフィス内に設置する従来型のPBXでは、企業の電話環境に合わせてシステムを構築できるのが特徴です。多くの電話機を利用する企業などでは、電話対応を一元的に管理する仕組みとして活用できます。
一方、専用機器の設置や工事、保守が必要になる場合があり、導入時のコストや手間が大きくなることもあります。録音ガイダンスだけを目的として導入する場合は、必要な機能と費用のバランスを確認することが大切です。
クラウドPBXを導入する方法
クラウドPBXは、従来オフィス内に設置していたPBXの機能を、クラウド上のシステムを通じて利用する仕組みです。
サービスによっては、自動音声ガイダンスや通話録音、着信先の振り分けなどの機能を利用できます。また、スマートフォンやパソコンを電話端末として利用できるサービスもあり、オフィス以外でも会社宛ての電話に対応しやすいのが特徴です。
そのため、テレワークや外出の多い企業、複数拠点で電話対応を行う企業などにも向いています。ただし、利用できる録音・ガイダンス機能や料金体系はサービスによって異なるため、導入前の確認が必要です。
それぞれの方法を比較
どの方法が適しているかは、現在の電話設備や利用人数、必要な機能によって異なります。
既存の固定電話環境をできるだけ維持しながらガイダンスを追加したい場合は、対応する専用機器を利用する方法が候補になります。大規模な電話環境を構築・管理したい場合にはPBX、設備をできるだけ増やさず、録音やガイダンスなどの機能を利用したい場合にはクラウドPBXが選択肢になります。
特にこれから電話環境を見直すのであれば、初期費用だけでなく、自動録音の有無、録音データの管理方法、スマートフォンへの対応、利用人数の増減への対応しやすさなども含めて比較するとよいでしょう。
固定電話の通話を録音するメリットと注意点
固定電話の通話録音は、顧客とのやり取りを正確に残せるため、トラブル防止や電話対応の品質向上に役立ちます。一方で、録音した音声には顧客の氏名や連絡先、会話内容などの情報が含まれる可能性があるため、保存や取り扱いには注意が必要です。
導入する際は、録音することだけでなく、録音データを「何のために利用し、どのように管理するのか」まであらかじめ決めておきましょう。
トラブル防止や電話対応の品質向上につながる
通話を録音しておけば、顧客との間で「言った・言わない」のトラブルが発生した際に、実際のやり取りを振り返ることができます。問い合わせや注文、予約など、電話で重要な内容を確認する業務では特に有効です。
また、録音した通話は電話対応の品質向上にも活用できます。実際の応対内容を確認することで、説明が分かりにくかった部分や改善すべき話し方などを把握しやすくなります。新人スタッフの研修や、対応方法を社内で共有する際にも役立つでしょう。
このように通話録音は、単にトラブルに備えるだけでなく、顧客対応を改善するための記録としても活用できます。
録音データは適切に保存・管理する
録音した音声には、顧客や取引先との会話など、業務上重要な情報が含まれることがあります。そのため、誰でも自由に録音データを閲覧・共有できる状態にするのではなく、利用目的やアクセスできる担当者などを社内で決めておくことが大切です。
また、録音サービスを選ぶ際には、録音可能な時間や容量だけでなく、データの保存期間、削除方法、共有方法なども確認しておきましょう。
特に通話件数が多い企業では録音データも増えていくため、「必要な録音をあとから探しやすいか」「複数の担当者で適切に共有できるか」といった管理面も重要な比較ポイントになります。
相手に無断で通話を録音しても問題ない？
通話を録音する際、「相手から事前に許可を得なければ録音できないのでは？」と疑問に思う方もいるでしょう。
日本では、会話の当事者が相手の同意を得ずに会話を録音すること自体が、一律に法律で禁止されているわけではありません。ただし、録音の目的や方法、その後の音声データの利用・公開方法などによっては、プライバシーや個人情報の取り扱いなどについて注意が必要です。
企業が顧客との通話を継続的に録音する場合は、録音目的やデータの取り扱いを明確にしたうえで、「この電話はサービス品質向上のため録音されています」などのガイダンスによって、録音することを事前に案内する運用も検討するとよいでしょう。
IP電話アプリのSUBLINE（サブライン）ならガイダンス・通話録音も簡単
固定電話の通話を録音したいものの、PBXの設置や専用機器の導入に手間をかけたくない場合は、IP電話アプリを利用する方法もあります。
SUBLINE（サブライン）では、仕事用の電話番号を利用できるほか、通話録音や録音データの共有にも対応しています。さらに、ビジネス向けプランではIVR（電話自動応答）を利用できるため、電話対応や録音業務を効率化したい企業にも適しています。
SUBLINE（サブライン）とは
SUBLINE（サブライン）は、スマートフォンにアプリをインストールして、プライベートの携帯番号とは別に仕事用の電話番号を利用できるサービスです。050電話番号だけでなく03や06などの市外局番から始まる固定電話番号も利用できます。
会社用の固定電話機を新たに用意しなくても、普段使用しているスマートフォンで仕事の電話を発着信できます。
また、SUBLINEには「通話録音」と「録音データ共有」の機能があります。顧客との通話内容を記録し、必要に応じて録音データを共有できるため、問い合わせ内容の確認や担当者間での情報共有などに活用できます。
固定電話機を設置せずに仕事用の電話環境を整えたい場合や、テレワーク・外出先でも会社用の電話番号を利用したい場合は、SUBLINEのようなスマートフォンで利用できる電話サービスを選択肢のひとつとして検討してみてはいかがでしょうか。
よくある質問
固定電話の録音について、よくある疑問をまとめました。録音機能の有無や具体的な録音方法、自動録音、相手へのガイダンスなどが気になる方は参考にしてください。
Q. 固定電話に録音機能はありますか？
固定電話機のなかには、通話録音機能を搭載した製品があります。ただし、すべての固定電話機に録音機能が備わっているわけではありません。
現在使用している電話機に録音機能がない場合でも、外付けの通話録音装置を利用したり、PBXやクラウド型の電話サービスを導入したりすることで録音できる場合があります。
Q. かかってきた電話を録音するにはどうすればいいですか？
着信した電話を録音する方法としては、録音機能付き電話機や通話録音装置、PBX、クラウド型の電話サービスなどがあります。
特定の通話だけを残したいのであれば手動録音でも対応できますが、業務上の電話を継続的に記録したい場合は、録音のし忘れが起こりにくい仕組みを選ぶとよいでしょう。
Q. 家庭の固定電話を録音する方法は？
家庭で利用している固定電話の場合は、録音機能付き電話機を利用する方法や、対応する外付けの通話録音装置を接続する方法などがあります。
迷惑電話対策や重要な用件の確認など、利用目的を明確にしたうえで、録音可能時間や操作方法、録音データの保存方法などを比較して選びましょう。
Q. 固定電話の通話を自動で録音できますか？
可能です。ただし、自動録音に対応しているかどうかは、利用する電話機やシステム、サービスによって異なります。
企業で継続的に通話を記録する場合には、通話録音に対応したPBXやクラウド型電話サービスなどが選択肢になります。導入時には「通話録音に対応」と記載されているだけで判断せず、自動的に録音が開始される仕様なのかまで確認することが大切です。
Q. 通話を相手に知らせず録音してもいいですか？
日本では、会話の当事者が相手の同意を得ずに通話を録音すること自体が、一律に法律で禁止されているわけではありません。
ただし、録音したデータの利用方法や第三者への提供・公開などについては、プライバシーや個人情報の取り扱いに注意が必要です。企業が顧客との通話を録音する場合は、利用目的や管理方法を明確にして適切に運用することが重要です。
Q. 「この電話は録音されています」というガイダンスは必須ですか？
通話を録音する場合に、「この電話は録音されています」といったガイダンスを必ず流さなければならないと一律に定められているわけではありません。
一方、企業が顧客との通話を継続的に録音する場合には、録音することやその目的をガイダンスで事前に伝えることで、利用者に分かりやすく案内できます。録音の目的に合わせて、適切な案内方法を検討するとよいでしょう。
Q. 固定電話の録音データはどのくらい保存できますか？
録音データの保存期間は、利用する電話機や録音装置、電話サービスによって異なります。保存件数や録音時間に上限が設定されている製品・サービスもあるため、事前に確認しましょう。
なお、SUBLINEの場合、録音データの保持期間は90日間とされています。長期間保存する必要がある場合は、サービスごとの保存期間やデータの取り扱い方法まで確認したうえで導入することが重要です。
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監修者
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株式会社インターパーク／SUBLINEプロジェクトリーダー・マーケティング担当
中途で株式会社インターパークに入社。
仕事で使う050電話アプリSUBLINE-サブライン-のカスタマーサポート担当としてアサイン。
カスタマーサポートを経て、現在は事業計画の立案からマーケティング担当として事業の推進・実行までを担当。
過去、学生時代には2年間の海外留学を経験。
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