仕事で個人携帯を使うことに不安を感じる方も多いのではないでしょうか？プライベートと仕事の線引きが曖昧になったり、個人情報の漏えいやセキュリティリスクが高いといった懸念があるためです。
一方で、外回り中や外出先ですぐに取引先の電話や仕事のメールを確認したい時、個人携帯を使ってしまうケースは多く聞かれます。
そこで本記事では、個人携帯を業務利用する際のリスクや対策についてご紹介します。適切な対策を講じることで、安全に個人携帯を業務利用することができます。
仕事で個人携帯を使いたくない理由
個人携帯を仕事で使うことに不安を感じる理由には、以下のようなものが挙げられます。
仕事とプライベートとの線引きが難しい
まず1つ目の理由は、仕事とプライベートとの線引きが難しいことです。
個人携帯を業務利用すると、休暇中や業務時間外などに仕事の電話やメールが入ってくることになります。
これによって、プライベートの時間が削られ、ストレスを感じることになるかもしれません。
個人情報を仕事相手に教えたくない
2つ目の理由は、個人情報を仕事相手に教えたくないということです。
個人携帯には、個人の携帯番号やメールアドレス、プライベートの連絡先、SNSのアカウント情報などが入っています。
これらを仕事相手に教えたくない場合には、個人携帯を業務利用することに抵抗を感じるかもしれません。
セキュリティリスクがある
3つ目の理由は、セキュリティリスクがあることです。
個人携帯は、会社で使用するPCのようにウイルス対策がされているとは限らず、ウイルス感染やハッキングのリスクがあるため、仕事で扱う機密情報などを漏洩する可能性があります。
また、紛失や盗難によって仕事で扱う機密情報が漏れるケースも想定されます。
通話料などの自己負担
4つ目の理由は、通話料などの自己負担が必要になることです。
個人携帯で合算された通話料などの費用をビジネス分・プライベート分とに切り分けることが難しく、いくらが経費になっているのかが見えにくいという現実があります。
よって、個人携帯を業務利用する場合、通話料やデータ通信費用などは自己負担となることが多いため、経済的な負担を感じることになるかもしれません。
以上のように、個人携帯を仕事で使いたくない理由は複数あります。しかし、適切な対策を講じることで、安全に個人携帯を業務利用することができます。
個人携帯を業務利用するリスク
個人携帯を業務利用する場合には、いくつかのリスクが存在します。それらのリスクについて、詳しく説明していきます。
セキュリティ管理が行き届かない
個人携帯を業務で使用する場合、セキュリティリスクが高まることがあります。
例えば、個人携帯がウイルス感染した場合や外出先でスマホ紛失した場合です。社内の機密情報が漏洩してしまうことが想定されます。
会社から提供している社用携帯であれば、万が一の際にはデータを一括消去するなどの対策がとれますが、個人携帯ではこのような対策ができず、非常事態でも重要な情報が無防備になってしまいます。
端末の管理が個人任せになってしまうため、管理が甘い社員がいてもスマホにおけるセキュリティを完全に統制はできません。
バックアップが取れない
個人携帯を業務で使用する場合、重要な業務データを保存することになります。
しかし、会社側で個人携帯のバックアップの有無を定期的に確認し、バックアップを取るには限界があるでしょう。
また、個人携帯の規格によっては、データのバックアップを取ることができない場合もあります。万が一、バックアップが取れていない状態でスマホが故障したり、紛失してしまった場合、大事なデータが消えてしまい、業務に支障をきたすことになるため、注意が必要です。
労務管理が難しい
業務で個人携帯を使用する場合、労務管理が難しくなります。
社員が個人携帯を使って仕事をした場合、勤怠管理や残業時間の管理など、業務時間に関する情報が個人携帯に残るので、プライベートでの使用時間と仕事での使用時間を切り分けることが難しくなります。
その結果、労働時間やその分の賃金の発生について正しく算出できなくなってしまい、労務管理に不都合が生じることがあります。
デバイスの性能に個人差がある
個人携帯は、同じモデルでも使用年数や性能によって差が生じることがあります。
そのため、業務で使用する場合、一部の社員が性能の低い携帯端末を使用している場合、業務の効率が落ちることがあります。
個人携帯を安全に業務利用する方法
個人携帯を安全に業務利用するためには、以下の方法があります。
仕事用の携帯を配布する
個人携帯を業務利用する場合、管理が難しく情報漏洩や紛失などのリスクが高まります。それを防ぐために、企業が従業員に仕事用の携帯を配布する方法があります。
社用携帯があれば、インストールできるアプリを管理するなどしてセキュリティを高めたり、仕事に適した環境を整えることができます。社用携帯は、管理がしやすく、セキュリティ管理が行き届いているため、個人携帯を利用する場合に比べ、安全性が高いと言えます。また、取引先にプライベートの電話番号を教える必要もなく、仕事とプライベートの線引きができるのもメリットです。
デメリットとしては、社員分の社用携帯を用意するのでスマホの台数分コストがかかるという点です。社用携帯を用意する導入コストだけでなく、毎月の使用量や故障の際にかかる費用など、ランニングコストについても考える必要があります。また、外出先での使用などルールを明確にし、私的利用などを防ぐ工夫も大事です。
ビジネス用のコミュニケーションツールを使う
他には、仕事の連絡をビジネス用のコミュニケーションツールに一本化するという方法があります。
ビジネス用のコミュニケーションツールを利用することで、個人情報と仕事の情報を切り分けることができます。ビジネス用のコミュニケーションツールには、SlackやChatworkなどの企業向けのチャットアプリやメールアプリ、タスク管理アプリなどがあります。
日常的なテキストやファイルのやり取りを始め、音声通話やビデオ会議なども一括してビジネス用のコミュニケーションツールを介しておこなうことで、公私の混同を防ぎ、情報漏洩などのリスク低減を実現します。
BYODを導入する
社用携帯の配布以外の方法として、BYODを導入するという方法があります。
BYOD（Bring Your Own Device）とは、個人のスマホやタブレットなどのデバイスに専用アプリをインストールして業務で利用する仕組みのことを意味します。BYODを導入することで、従業員が自分のスマホを使って仕事をすることができるため、生産性が向上するというメリットがあります。
従業員が配布した社用携帯を紛失して、企業側はスマホ代のコストを無駄に消費してしまうリスクも考えられます。その場合も、BYODを導入することで、社用携帯のコストを支払う必要がなくなります。
ただし、BYODでは、個人携帯を使用するリスクを最小限にするために、セキュリティの強化や使用するアプリを厳選するといった工夫が必要不可欠です。従業員が適切に利用するためのルール作りや社内教育も必要です。
以上の方法で、個人携帯を安全に業務利用することができます。ただし、個人携帯を業務利用する場合には、セキュリティに関する注意点を徹底することが大切です。
個人携帯を安全に仕事で使うなら050電話アプリSUBLINE-サブライン-がオススメ！
ここまで様々な方法を見てきましたが、仕事とプライベートを切り分けて情報漏洩や紛失などのリスクを減らす対策の一つとして「BYOD」をご紹介しました。
そこで、手軽に導入できる良質なBYODツールをお探しの方には仕事で使う050電話アプリSUBLINE-サブライン-がオススメです。050電話アプリSUBLINE-サブライン-は、お手持ちの個人のスマホにアプリをインストールするだけで、プライベート番号の他にもう一つ、仕事用の050電話番号が持てるサービスです。
個人携帯を仕事で使う場合、業務で使用した分の通話料やデータ使用量が増えることが多く、結果として自己負担が増加することがあります。
そこで、SUBLINEは、個人携帯で仕事の電話をする際に、通話料金を大幅に削減することができるアプリケーションです。このアプリを使えば、個人のスマホでビジネスシーンで通話を行うことができ、通話料が大幅に削減されます。
また、050番号を利用することで、専用のビジネス番号を取得することができ、仕事相手に090や080などのプライベート番号を教える必要がないので、プライベートを守ることができます。
SUBLINEは、ビジネス向けの機能も充実しており、留守電、転送、曜日時間毎の着信設定、通話録音、クラウド電話帳、国際電話など、様々な機能を備えています。加えて、セキュリティにも配慮されており、端末紛失時の番号の利用停止や、不正ログイン防止機能が備わっています。そのため、個人携帯での業務利用を安全に行いたい方にオススメのアプリケーションです。
SUBLINEの特徴
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LINEやMessengerなど、アプリ間のみで通話ができる仕組みとは違い、インターネット回線を介して電話回線で通話を行う仕組みですので、アプリから固定電話、携帯電話どちらにも通話することができます。SUBLINEを利用することで、携帯電話や固定電話と同じように通話が可能になるため、ビジネスシーンでの活用が期待できます。
個人携帯を業務利用する際のメリット・デメリットを把握し、SUBLINEの特徴を理解することで、より効果的なスマホの活用が可能になります。ぜひ、自分にあった方法で活用してみてください。
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PROFILE
-
株式会社インターパーク／SUBLINEプロジェクトリーダー・マーケティング担当
中途で株式会社インターパークに入社。
仕事で使う050電話アプリSUBLINE-サブライン-のカスタマーサポート担当としてアサイン。
カスタマーサポートを経て、現在は事業計画の立案からマーケティング担当として事業の推進・実行までを担当。
過去、学生時代には2年間の海外留学を経験。
