テレワーク中の代表電話対応にお困りではありませんか？
本記事では、電話転送の仕組みや種類、料金の目安、導入メリット・デメリットを解説します。さらにテレワークにおすすめのIP電話サービスも紹介します。
テレワークでの電話対応に潜む課題
テレワークの普及によって働き方の自由度は大きく広がりましたが、一方で「会社の電話をどう扱うか」という課題が浮き彫りになりました。代表電話をオフィスで受ける前提の仕組みのままでは、在宅勤務中に着信を取り逃す、取り次ぎが遅れるといった問題が発生します。
ここでは、テレワークにおける電話対応の代表的な課題を整理します。
在宅勤務中に代表電話をどう受け取るか
オフィスに人がいない状況では、代表電話に着信しても誰も応答できないというケースが生じます。結果として顧客からの問い合わせに即時対応できず、不信感を与えてしまう可能性があります。特に営業やカスタマーサポートでは、スピード感ある対応が信頼獲得の鍵となるため、「代表番号を自宅や外出先でも受けられる体制づくり」が欠かせません。
私用携帯番号を使いたくないという悩み
テレワーク環境で顧客対応をする際、自分の携帯番号を使わざるを得ない状況に不安を抱く社員も少なくありません。私用番号を顧客に伝えることで、業務時間外の着信やプライベートの侵害につながるリスクがあるためです。また、万一番号が漏洩すればセキュリティリスクにも直結します。このような事情から「会社番号で受発信できる仕組み」が強く求められています。
取り次ぎの遅れによる機会損失
オフィスに人がいれば即時に担当者へ取り次げる電話も、在宅勤務では一度受けた後に別の手段で伝える必要があります。このタイムラグによって顧客への対応が遅れ、せっかくの商談機会を逃してしまうこともあります。特に新規顧客や緊急性の高い問い合わせでは、数分の遅れが大きな損失につながる可能性があります。迅速かつ確実に取り次げる体制を構築することは、テレワーク時代の重要課題です。
電話転送の仕組みと種類を理解する
テレワークで代表電話を逃さず対応するためには、どのような仕組みで転送を行うのかを理解することが不可欠です。電話転送にはいくつかの方法があり、それぞれに特徴やコストの違いがあります。
ここでは代表的な方式を取り上げ、それぞれの仕組みを具体的に解説します。
固定電話から携帯への転送（キャリアサービス）
最も一般的な方法は、オフィスの固定電話に着信があった際に、あらかじめ指定した携帯電話や別の番号に自動転送する仕組みです。NTTの「ボイスワープ」や各携帯キャリアの転送サービスが該当します。設定自体はシンプルで、数分の操作で導入できるのが利点です。
ただし、この仕組みでは転送のたびに会社側で通話料が発生するため、通話量が多い企業ではコストが膨らむ点に注意が必要です。また、転送先が特定の番号に限定されるため、複数人で同時に対応したい場合には不便さが残ります。
IP電話サービスを利用した転送（アプリ利用型）
近年注目されているのが、インターネットを通じて通話を行うIP電話サービスです。専用アプリをスマートフォンやPCにインストールすることで、会社番号の着信をどこにいても受けられるようになります。例えば「SUBLINE（サブライン）」は代表的なIP電話サービスで、050番号を利用して代表電話を社員の端末に直接着信させることが可能です。
この方式では「転送」という仕組みを経由せずに、直接会社番号で受発信ができるため、取り次ぎやかけ直しの手間を減らせます。複数の担当者に同時に着信させる設定も可能で、応答漏れを防ぐことができる点も大きなメリットです。
転送にかかる通話料や契約の違い
固定電話のキャリアサービスでは、転送時に会社側で通話料を負担する必要があり、長時間・多数の通話が発生する場合にはコストが高くなります。一方、IP電話サービスはインターネット回線を利用するため、従来型よりも低コストで利用できるケースが多く、定額制プランも提供されています。
また、キャリアの転送サービスは既存の固定電話契約が前提となるのに対し、IP電話サービスはクラウドベースで導入が可能です。これにより、オフィスに固定回線を持たない企業や、リモートワークを前提とした組織でも柔軟に利用できるのが特徴です。
電話転送の導入ステップ
電話転送の導入は「とにかく早く対応したい」という場面と、「長期的に効率よく運用したい」という場面で選択肢が変わります。固定電話を活用する場合と、IP電話サービスを利用する場合では準備や設定方法も異なります。
ここでは、それぞれの導入手順を具体的に見ていきましょう。
固定電話から携帯への転送設定方法
固定電話の転送設定は、もっとも手軽に導入できる方法のひとつです。NTTの「ボイスワープ」などを利用すれば、固定電話機から専用の操作コードを入力するだけで、指定した携帯電話へ自動転送が可能になります。転送設定は数分で完了し、即日から利用できるため「まずは急ぎでテレワーク対応を整えたい」という企業に向いています。
ただし、転送先を変える場合には再設定が必要であり、通話料が会社側で発生する点を踏まえた運用ルール作りが不可欠です。
IP電話サービス導入の流れ（契約～アプリ利用）
IP電話サービスの場合は、以下の流れで導入を進めるのが一般的です。
- サービス提供会社と契約を結ぶ
- 利用端末（スマホやPC）に専用アプリをインストールする
- 管理者が社員ごとにアカウントを発行する
- 着信ルールや同時呼び出しの設定を行う
このステップを完了すれば、社員は自宅や外出先でも会社番号での着信・発信が可能になります。特に「SUBLINE（サブライン）」のようなサービスは初期設定もシンプルで、最短で当日中に利用を開始できるため、スピーディーな導入を目指す企業に適しています。
今すぐ試せる簡単設定例
もし「今すぐ最低限の電話転送を整えたい」という状況であれば、まずは既存の固定電話の転送サービスを活用するのが最も早い方法です。操作コードを入力するだけで設定でき、特別な機材も不要です。
ただし、長期的に見ればコストや柔軟性の面で限界があるため、早めにIP電話サービスへの移行を検討するのが賢明です。IP電話であれば、社員のスマホやPCで直接会社番号を利用できるため、テレワーク体制を継続する企業にとって最適解となります。
導入コスト・料金の目安
電話転送の仕組みを整える際には、導入コストや運用にかかる料金を把握しておくことが重要です。キャリアの転送サービスとIP電話サービスでは料金体系が異なるため、自社の利用スタイルに合った選択をする必要があります。
ここでは、それぞれの料金目安について解説します。
キャリアの転送サービス料金
キャリアが提供する電話転送サービスは、月額基本料と転送時の通話料で構成されます。例えばNTTの「ボイスワープ」では月額数百円程度で利用できますが、転送のたびに通話料が発生します。通話先が携帯電話や遠方の場合は料金が高くなるため、通話量が多い企業ではコストが大きく膨らむ可能性があります。短期的な利用や小規模な着信対応には適していますが、長期的にはコスト管理が課題となるケースが少なくありません。
IP電話サービスの料金相場
IP電話サービスは、インターネット回線を利用するため通話料が割安に設定されているケースが多く、定額制プランを選べるのも特徴です。月額利用料は1番号あたり数千円程度から導入可能で、サービスによっては初期費用が無料、または低額に抑えられる場合もあります。代表電話を社員のスマホやPCに直接着信させられるため、従来の「転送通話料」という概念を気にせず利用できるのも魅力です。
中小企業・個人事業主でも導入しやすいプラン
特にテレワークを導入する中小企業や個人事業主にとっては、導入のしやすさと費用対効果が重要なポイントです。IP電話サービスは、固定回線を新たに引く必要がなく、契約から利用開始までがスピーディーであるため、小規模事業でも導入しやすい特徴があります。少人数からスタートし、必要に応じて番号やアカウントを追加できる柔軟性もあり、成長段階の企業にとって大きなメリットとなります。
電話転送を導入するメリット
電話転送の仕組みを整えることは、単なる利便性の向上にとどまりません。顧客対応の品質を高め、社員の負担を軽減し、ひいては企業全体の信頼性を向上させる効果があります。
ここでは、テレワーク時代における電話転送の主なメリットを整理します。
機会損失を防ぐことで顧客満足度向上
代表電話に着信があっても、誰も受けられない状態ではビジネスチャンスを逃してしまいます。電話転送を導入すれば、在宅勤務中でも迅速に応答でき、問い合わせや商談の機会を逃しません。結果として、顧客からの信頼が高まり、満足度向上につながります。特に新規顧客や初めての問い合わせはスピード対応が重要であり、その効果は大きいといえます。
在宅勤務でも会社番号で受発信が可能
IP電話サービスを利用すれば、社員は自宅や外出先からでも会社番号を使って通話ができます。顧客にとっては、常に代表番号から連絡が来ることで安心感があり、社内の連絡網も一元化されます。社員が自分の携帯番号を使わずに済むため、業務とプライベートをしっかり分けながら働けるのもメリットです。
プライバシーを守りながら業務効率化
社員が個人の携帯番号を顧客に伝える必要がなくなるため、プライバシー保護につながります。さらに、電話転送を組み合わせることで取り次ぎや折り返しの手間を減らせるため、業務効率も向上します。たとえば、複数人に同時に着信させる仕組みを導入すれば、誰かが必ず応答できる体制を整えることができ、社内の負担も軽減されます。
電話転送導入の注意点とデメリット
電話転送は便利な仕組みですが、導入すればすべての課題が解決するわけではありません。運用にあたってはコストや環境依存のリスク、さらにはセキュリティ面の注意が必要です。
ここでは、導入前に知っておくべき代表的なデメリットを整理します。
転送通話料の発生とコスト負担
キャリアの転送サービスを利用する場合、転送先に接続されるたびに通話料が発生します。短い通話であれば大きな負担にはなりませんが、通話時間が長くなったり件数が多い企業ではコストが増大しやすい点に注意が必要です。特に携帯電話宛の転送は料金が高くなる傾向があるため、利用頻度に応じた費用対策を検討することが重要です。
ネット環境や通信状況に依存するリスク
IP電話サービスはインターネット回線を利用するため、通信環境が不安定な場合には音声が途切れる、接続が切れるといった問題が起こる可能性があります。特に在宅勤務では、社員の自宅環境によって品質に差が出やすい点に注意が必要です。安定した通信を確保するためには、光回線などの安定性の高いインフラを利用することが望ましいでしょう。
セキュリティ・情報漏えいへの懸念
電話転送やIP電話の仕組みは利便性が高い一方で、通信内容や発信元情報が外部に漏れるリスクも考えられます。たとえば、社員が個人の端末を利用する場合、セキュリティ設定が甘いと不正アクセスや情報漏えいのリスクが高まります。そのため、導入にあたっては暗号化通信に対応しているサービスを選び、端末のセキュリティ対策を徹底することが不可欠です。
具体的なサービス比較とおすすめ
電話転送を導入する方法はいくつかあり、キャリアのサービスを利用するか、法人向けのIP電話サービスを導入するかで特徴が異なります。
ここでは主要な選択肢を比較しながら、自社に合った最適なサービスを検討できるよう解説します。
NTTや携帯キャリアの転送サービスの特徴
NTTの「ボイスワープ」や、ドコモ・au・ソフトバンクといった携帯キャリアが提供する転送サービスは、既存の固定電話回線を利用する企業にとって手軽に導入できる方法です。短時間で設定でき、特別な機器も不要なため、緊急的なテレワーク対応には向いています。ただし、転送先ごとに通話料が発生すること、複数人で同時に着信できないことなど、長期的な利用には不便な面も残ります。
他の法人向けIP電話サービスの比較
法人向けのIP電話サービスには、MOT/TELやBIZTELなど複数の選択肢があります。これらのサービスは、クラウドを活用して代表番号をスマホやPCで利用できる仕組みを提供しており、柔軟性に優れています。ただし、サービスによって料金体系や機能が異なるため、自社の規模や利用目的に応じた比較検討が必要です。例えば「コールセンター機能を重視したい」「小規模でも低コストで導入したい」といった目的によって選ぶべきサービスは変わってきます。
おすすめはSUBLINE（サブライン）｜低コストでスマホから利用可能
SUBLINE（サブライン）は、お手持ちのスマホにアプリをインストールするだけで、プライベート番号の他にもう一つ、仕事用の050電話番号が持てるサービスです。
個人スマホにアプリを入れるだけなので、端末を新たに用意する必要がありません。
テレワーク環境に最適です。
また、1名から100名以上まで、企業規模問わず導入しやすいのも特徴です。
詳しくは公式サイトをご覧ください。
公式サイト https://www.subline.jp/
よくある質問
ここでは、テレワークにおける電話転送やIP電話サービス導入に関して、多く寄せられる疑問点をまとめました。導入を検討する際の不安解消に役立ててください。
電話を転送したら相手にわかりますか？
基本的に、電話を転送されたことは発信者側には分かりません。通常通りの着信として通話が成立するため、顧客に違和感を与えることはありません。ただし、サービスによっては一部通知が表示される場合があるため、利用前に確認することをおすすめします。
会社の電話を転送するにはどうすればいいですか？
固定電話を利用している場合は、NTTの「ボイスワープ」などのキャリアサービスを契約し、電話機から設定コードを入力することで転送が可能になります。一方、IP電話サービスを利用する場合は、契約後に専用アプリをスマホやPCにインストールするだけで、会社番号の着信を受けられるようになります。
転送された通話料は誰が負担しますか？
キャリアの転送サービスでは、基本的に転送元（会社側）が通話料を負担します。そのため、着信件数や通話時間が多い場合はコストがかさむ点に注意が必要です。IP電話サービスの場合は、定額制プランや従量制の中でも割安な料金設定が多いため、費用管理がしやすい傾向にあります。
海外にいても電話転送は利用できますか？
キャリアの転送サービスでも海外に転送することは可能ですが、国際通話料が発生するため非常に高額になるケースがあります。IP電話サービスを利用すれば、インターネット環境があれば世界中どこでも会社番号を利用できるため、海外出張や海外勤務にも適しています。
携帯から会社番号で発信できますか？
はい、IP電話サービスを利用すれば可能です。専用アプリを使うことで、スマホから発信しても相手には会社番号が通知されます。これにより、社員の個人番号を顧客に知らせる必要がなくなり、プライバシーを守りながら統一的な電話対応が可能です。
小規模事業でもIP電話サービスは導入可能ですか？
もちろん可能です。IP電話サービスは少人数からでも導入でき、必要に応じてアカウントや番号を追加できるため、小規模事業やスタートアップ企業にとっても導入しやすい仕組みです。低コストで利用できる点も大きなメリットです。
電話転送はセキュリティ的に安全ですか？
信頼性の高いサービスを選べば、暗号化通信やセキュリティ機能によって安全に利用できます。ただし、社員が利用する端末のセキュリティ設定が不十分だとリスクが高まるため、パスワード管理やセキュリティソフトの導入など、基本的な対策は必須です。
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PROFILE
-
株式会社インターパーク／SUBLINEプロジェクトリーダー・マーケティング担当
中途で株式会社インターパークに入社。
仕事で使う050電話アプリSUBLINE-サブライン-のカスタマーサポート担当としてアサイン。
カスタマーサポートを経て、現在は事業計画の立案からマーケティング担当として事業の推進・実行までを担当。
過去、学生時代には2年間の海外留学を経験。
